Celebración de asambleas por medios electrónicos

Redactado por: Licenciada Marta Patricia Víquez Picado

18 de Mayo de 2020

La Dirección del Registro de Personas Jurídicas con el fin de ajustar las normas al momento histórico en que se aplican, regula acerca de la celebración de las Asambleas Generales o Sesiones de Junta Directiva por medios electrónicos. Para su implementación deben constar en los estatutos societarios las reglas para la celebración de asambleas por medios electrónicos. Dichas disposiciones pueden establecerse al constituirse la persona jurídica, al transformarse, fusionarse o bien mediante modificación de los estatutos por acuerdo de asamblea.

La presencia virtual en las asambleas se garantiza con la implementación de la “Videoconferencia”. Para la validez de la asamblea, debe garantizarse la conservación y la autenticidad de lo deliberado y acordado, a través de la utilización de un sistema tecnológico o medio de comunicación apto que permita la plena identificación de todos los participantes en las asambleas virtuales.

Además, deben tomarse en cuenta otros aspectos, tales como:

1. Los principios de integralidad, interactividad y simultaneidad.

2. Que durante la asamblea se mantenga la bidireccionalidad en tiempo real en ambos sentidos del envío y la recepción de datos, permitiéndose la deliberación plena y de forma permanente entre los participantes.

La realización de las asambleas por medios electrónicos, no exime el cumplimiento de los requisitos legales de convocatoria, verificación del quórum y la debida acreditación de los participantes; así como asentar y firmar los acuerdos en el Libro de Actas de Asamblea correspondiente. Cuando proceda la protocolización del acta y, en pos de conceder autenticidad al contenido y a los acuerdos adoptados en las asambleas virtuales, el Notario debe consignar además de las daciones de fe habituales, que:

1. Todo lo actuado fue ajustado a los principios de integralidad, interactividad y simultaneidad;

2. Hay garantía de la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado;

3. Se utilizó un sistema tecnológico o medio de comunicación apto que permitió la plena identificación de todos los socios en las reuniones virtuales o no presenciales, mediante la videoconferencia celebrada;

4. Durante la celebración de la asamblea o reunión de junta, se mantuvo ininterrumpidamente la bidireccionalidad empleando audios, videos y datos al celebrar asambleas generales o reuniones de junta, entre los participantes presentes y/o ausentes, en tiempo real y no diferido.

Fuente bibliográfica

Artículo 10 del Código Civil

Circular DPJ-010-2018 de la Dirección Registro de Personas Jurídicas del 9 de julio de 2018

Dictamen C-298-2007 de la Procuraduría General de la República del 28 de agosto del 2007